softskill

Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Dibawah ini merupakan tentang perkembangan teori organisasi:

1.TEORI ORGANISASI KLASIK : Teori ini biasa disebut dengan “teori tradisional” atau disebut juga “teori mesin”. Berkembang mulai 1800-an (abad 19). Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga yang tersentralisasi dan tugas-tugasnnya terspesialisasi serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku tidak mengandung kreatifitas.

2.TEORI NEOKLASIK : Aliran yang berikutnya muncul adalah aliran Neoklasik disebut juga dengan “Teori Hubungan manusiawi”. Teori ini muncul akibat ketidakpuasan dengan teori klasik dan teori merupakan penyempurnaan teori klasik. Teori ini menekankan pada “pentingnya aspek psikologis dan social karyawan sebagai individu ataupun kelompok kerja”.

3.TEORI MODERN : berkaitan dengan lingkungan yang stabil akan tetapi organisasi merupakan system terbuka yang berkaitan dengan lingkunngan dan apabila ingin survivel atau dapat bertahan hidup maka ia harus bisa beradaptasi dengan lingkungan.

Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa.

Sumber : http://abdulghanni.blogspot.com/2012/01/struktur-organisasi-adalah-suatu.html

v  Pembagian kerja yang efektif dalam organisasi

Birokrasi berorientasi pada aturan rasional atau aturan-aturan yang telah diperhitungkan sebelumnya. Dengan demikian aktifitas pengorganisasian secara rasional adalah untuk mewujudkan tujuan yang luas dan besar. Bentuk konkretnya yaitu dengan menetapkan pembagian kerja secara relatif permanen. Pembagian kerja disini artinya keseluruhan yang besar dibagi-bagi ke dalam kerja-kerja teknis yang lebih kecil namun dengan masih saling ada keterkaitan satu sama lain. Sementara, dalam pemisahan kerja tidak ada hubungan keterkaitan diantara pekerjaan yang satu dengan yang lainnya.

Pembagian kerja juga diwujudkan dalam bentuk jabatan yang masing-masing memilki tugas kerjanya yang spesifik dan tegas. Dengan penstrukturan organisasi yang didasarkan pada pembagian kerja , maka pimpinan bisa memobilisasi dan menghimpun sumberdaya yang beragam dan sangat besar. Bisa dikatakan bahwa birokrasi modern itu mempunyai struktur dalam rangka pembagian tugas kerja secara tegas dan jelas sehingga tugas pekerjaan untuk mewujudkan cita-cita bangsa dan negara bisa tercapai. Jika tanpa struktur yang tegas dan jelas, akan ada banyak pemborosan sumberdaya karena ada hal yang dikerjakan secara lebih dari satu pihak, di sisi lain ada pekerjaan yang tidak tergarap. Dengan pembagian kerja itu, efektivitas dan potensi sumberdaya bisa menyebar merata dan dioptimalkan.

Sumber : http://u.lipi.go.id/1321600030

 

Bentuk-bentuk Organisasi

Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama.

Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :

1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen

Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut :

1. Bentuk Piramidal
2. Bentuk Vertikal
3. Bentuk Horisontal
4. Bentuk Melingkar

Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :

1. Organisasi Garis

Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.

Kebaikannya :

1. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.
2. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.
3. Proses pengambilan keputusan cepat.
4. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.
5. Rasa solidaritas tinggi

Kelemahannya :

1. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.
2. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
3. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

2. Organisasi Garis dan Staf

Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.

Kebaikannya :

1. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan.
2. Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli.
3. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesiali-sasi.
4. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.
5. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan.
6. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.
7. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.

      Kelemahannya :

Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.

1. Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf
2. Dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.
3. Kesatuan komando berkurang.
4. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.

Organisasi Fungsional

Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.

Kebaikannya :

1. Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.
2. Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.
3. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.
4. Koordinasi berjalan lancar dan tertib.

        Kelemahannya :

1. Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja.
2. Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.
3. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.

Organisasi Panitia
Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.

Kebaikannya :

1. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.
2. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.
3. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.

Kelemahannya :

1. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas.
2. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.
3. Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan.

Sumber : http://luffybersahabat.blog.com/2011/01/19/bentuk-bentuk-organisasi/

Departementasi

Departementasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu.

Efesiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departementasi

§  

Macam bentuk departementasi yaitu:

•   Departementasi Fungsional

Departemen Fungsional adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.

Individu dikelompokkan berdasarkan ketrampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan. Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi, dan bagian operasi.

Pembentukan satuan satuan organisasi yang masing masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan pekerjaan yang berkaitan.

Kebaikan :

1. Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama.

2. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi.

3. Memusatkan keahlian organisasi.

4. Memungkinkan pengawasan manajemen puncak

5. Tugasnya jelas

6. Pengetahuan yang dibutuhkan tidak banyak

7. Hanya membutuhkan manajer saja yang harus berwawasan luas

8. Mudah dijelaskan pada anggota bila ada persoalan

Kelemahan :

1. Menciptakan konflik antar fungsi.

2. Adanya kemacetan pelaksanaan tugas.

3. Umpan balik yang lambat.

4. Memusatkan pada kepentingan tugasnya.

5. Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif

6. Kejenuhan akibat monotonnya aktivitas

7. Komunikasi antar area tidak lancar terutama bila ada problem

8. Individu dalam bekerja hanya memperhatikan struktur hierarki

v  Departementasi Devisional

Departementasi berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi. Misalnya pada organisasi otomotif, organisasi terbagi atas divisi otomotif, divisi internasional, divisi keuangan.

Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Struktur organisasinya terdiri dari:

a. Struktur organisasi atas dasar produk

      Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi  pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.

b. Struktur organisasi atas dasar wilayah

      Pengelompokan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.

c. Struktur organisasi atas dasar langganan

     Pengelompokan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokan penjualan, pelayanan.

d. Struktur organisasi atas dasar proses

     Pengelompokan kegiatan atas dasar proses yang sering dijumpai dalam departemen produksi. Kegiatan-kegiatan ini dapat dikelompokan menjadi departemen pemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan dan penyelesaian terakhir. Ini digunakan atas dasar pertimbangan ekonomis.

e. Struktur organisasi atas dasar alphanumerical

    Dapat digunakan pada pelayanan telepon, misalnya nomor 000000500000 ditempatkan dalam satu departemen dan lainnya di tempatkan di departemen yang lain juga.

Kebaikan :

1. Semua kegiatan, ketrampilan, keahlian untuk memproduksi dan

  memasarkan dikelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala.

2. Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasidan prestasi kerja terpelihara.

3. Kualitas dan kecepatan membuat keputusan meningkat.

4. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan

  lingkungan divisi yang khas

5. Merumuskan tanggung – jawab dengan jelas dan perhatian

  dipusatkan pertanggungjawaban atas prestasi kerja.

6. Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas.

7. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.

8. Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.

Kelemahan :

1. Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya

  perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas.

2. Seberapa besar delegasi wewenang diberikan.

3. Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi

  biaya overhead perusahaan.

4. Menimbulkan konsistensi kebijaksanaan antar divisi.

5. Masalah duplikasi sumber daya dan perlatan yang tidak perlu

6. Masing-masing divisi bisa menghadapi problem yang sama sehingga

  terjadi pengulangan dalam pengatasannya

7. Target divisi bisa mengalahkan target organisasi

8. Konflik antar divisi bisa terjadi, bila terjadi problem organisasi, maka

  membutuhkan orang yang sangat ahli dan menguasai banyak hal

v  Organisasi Proyek dan Matriks

Merupakan bentuk departementasi campuran (hybrid design). Ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikan – kebaikan dari system fungsional dan divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya. Misalnya, organisasi selain dibagi menurut divisi, juga ditetapkan suatu organisasi baru semacam proyek akan ditugasi khusus dengan orang-orang yang berasal dari sejumlah divisi.

§  Struktur Organisasi Proyek

Menyangkut pembentukan tim – tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Di sini manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek , jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing – masing anggota kembali ke departemennya masing – masing. Kalau ada proyek baru maka mereka ditarik kembali.

§  Struktur Organisasi Matriks

Pada prinsipnya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertical. Kedua yaitu rantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalu lintas aliran wewenang.

Kebaikan :

1. Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional.

2. Mengembangkan ketrampilan dan kreatifitas karyawan serta fleksibilitas

  kepada organisasi.

3. Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas

  pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya

  membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.

4. Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan

  dan orientasi proyek.

5. Mampu mengombinasi kelebihan pola fungsional dan divisional

6. Menekankan pada teknik dan pasar

7. Memerlukan sejumlah manager yang mampu menangani personil bidang teknik dan pemasaran

Kelemahan :

1. Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif

2. Memerlukan koordinasi vertikal dan horisontal.

3. Memerlukan lebih banyak ketrampilan antar pribadi.

4. Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki.

5. Sangat mahal untuk di implementasikan.

6. Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan daripada kegiatan.

7. Sangat mahal

8. Kesatuan komando bisa hilang karena individu memiliki lebih dari satu supervisor

KOORDINASI

Koordinasi (coordination) adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

v  kebutuhan akan koordinasi, yaitu :

Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawan, sebab tanpakoordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti,yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendri.

1. Koordinasi harus terpusat,sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergeraksendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingatbahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dankeinginan berbeda.

2. Koordinasi harus terpadu,keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.

3. Koordinasi harus berkesinambungan,yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selaludiusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.

4. Koordinasi harus menggunakanpendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yangrelevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.

Sumber: http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/copywriting/2073198-pengertian-koordinasi/#ixzz2CTCrbEze

v  Masalah-Masalah dalam Koordinasi

Peningkatan spesialisasi akan menaikkan kebutuhan akan koordinasi. Tetapi semakin besar derajat spesialisasi, semakin sulit bagi manajer untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan khusus dari satuan-satuan yang berbeda.

Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch (Handoko, 2003:197) mengungkapkan 4 (empat) tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja yang mempersulit tugas pengkoordinasian, yaitu:

§          Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. Misalnya bagian penjualan menganggap bahwa diversifikasi produk harus lebih diutamakan daripada kualtias produk. Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling penting sukses organisasi

§            Perbedaan dalam orientasi waktu.

Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Biasanya bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

§             Perbedaan dalam orientasi antar-pribadi.

Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

§             Perbedaan dalam formalitas struktur.

Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

v    Pendekatan-pendekatan untuk Pencapaian Koordinasi yang Efektif

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi.

Tiga Pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif:

§            Pendekatan Pertama: TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN DASAR

Dengan mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur.

§           Pendekatan Kedua: MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIAL

Menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.

§            Pendekatan Ketiga: MENGURANGI KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI

Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

v  Mekanisme – Mekanisme Pengkoordinasian Dasar

Dalam pengkoordinasian dasar kita harus mengetahui Mekanisme-mekanisme apa saja yg harus di perhatikan

1.       Hirarki manajerial.

         Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas   dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

2.       Aturan dan prosedur.

         Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

3.       Rencana dan penetapan tujuan.

          Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

v  Mengurangi kebutuhan akan koordinasi, ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :

 a.           Penciptaan sumber daya tambahan yang memberikan kelonggaran bagi satuan kerja, misal penambahan kerja, bahan dasar dan pembantu, modal, pengurangan tugas dan masalah-masalah yang timbul sekarang.

b.       Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri, dengan mengubah karakter satuan organisasi.

Sumber : http://billygeorge.multiply.com/journal/item/10